Recepcjonista to rola zawodowa, która wymaga umiejętności i cierpliwości.
Wiele osób może przeoczyć znaczenie roli recepcjonisty, ale to ogromny błąd! Twój recepcjonista jest pierwszą osobą odwiedzającą Twoją przestrzeń napotka i w rezultacie muszą być uprzejmi, gościnni i muszą wiedzieć o biznesie wewnątrz jak najwięcej.
Nie oznacza to, że musi znać wszystkie szczegóły, ale oznacza to, że musi znać hierarchię tych, którzy tam pracują i co robią, a także podstawy tego, co zapewnia firma.
Aby być wysokiej jakości recepcjonistą, trzeba mieć pewne cechy. Sprawdź ten film, aby podkreślić kilka z nich, zanim porozmawiamy o nich bardziej szczegółowo.
Zdolność do uśmiechania się, nawet gdy nie czujesz się tak, jak byś chciał
Recepcjonista musi być w stanie umieścić ich osobisty nastrój lub uczucia na bok i być w stanie uśmiechnąć się do swoich gości. Pomaga to stworzyć przyjazną i pozytywną atmosferę w miejscu pracy i dlatego daje właściwe wrażenie gościom.
Profesjonalizm i wiedza o biznesie
Jak już wspomnieliśmy, podczas gdy od recepcjonisty nie oczekuje się, że będzie znał szczegółowe tajniki biznesu, musi mieć pewną wiedzę, aby móc skierować gości i dzwoniących do właściwej osoby przy biurku. Posiadanie niewielkiej wiedzy pozwoli im również na radzenie sobie z drobnymi problemami w danym czasie i unikanie ewentualnych konfliktów.
Pozytywna mowa ciała
Siedząc przy swoim biurku lub poruszając się po przestrzeni, recepcjonista musi mieć pozytywną mowę ciała, która nie zaprzecza jego słowom. Oznacza to unikanie krzyżowania rąk na ciele, nawiązywanie kontaktu wzrokowego w jak największym stopniu oraz lekkie pochylenie się w stronę osoby, z którą rozmawia, aby poczuła się wysłuchana.
Skuteczny komunikator
Oprócz rozumienia mowy ciała, wysokiej jakości recepcjonista musi być skutecznym komunikatorem. Oznacza to, że wie, iż słowa, które wypowiada nie są całą historią i że czasami wszystko sprowadza się do sposobu, w jaki je wypowiada. Zrozumienie wskazówek dotyczących komunikacji niewerbalnej jest bardzo ważne.
Zrozumiały charakter
Jakość recepcjonista musi mieć zrozumienie natury i chcą pomóc ludziom naturalnie. To pozwoli im dowiedzieć się, jaki jest problem danej osoby, a zatem skierować ją do właściwej osoby szybko i bez żadnych opóźnień.
Umiejętność radzenia sobie z trudnymi klientami
Rozwiązywanie konfliktów w miejscu pracy to duża sprawa, ale dla recepcjonistów, istnieje bardzo realna potrzeba, aby być w stanie poradzić sobie z potencjalnie złym lub zdenerwowany odwiedzających ich recepcji. To może nie zdarzyć się zbyt często, ale muszą być w stanie poradzić sobie z tym, jeśli i kiedy to nastąpi.
Zachowanie spokoju w chwili obecnej
Jakość recepcjonista jest w stanie zachować spokój w chwili, być może, gdy zły klient przychodzi na ich drodze, lub gdy problem nie są pewni, jak rozwiązać występuje. Zachowując spokój, mogą zapewnić gości, że wszystko jest pod kontrolą, a tym samym zapewnić, że pozytywne wrażenie pozostaje nienaruszone.
Jakość rozwiązywania problemów
Zdolność do myślenia na nogach i rozwiązywania problemów łatwo jest cechą jakości recepcjonista. Chociaż mogą nie być w stanie rozwiązać wszystkie problemy, powinny być w stanie wiedzieć, kto jest najlepiej skierować problem do co najmniej.
Zorganizowana i pod kontrolą
Wysokiej jakości recepcjonista organizuje swoją pracę starannie i z pozycji swojego fotela biurowego, jest pod kontrolą przez cały czas. Nawet jeśli nie są pewni, co zrobić w jakiejś sprawie, gość nie domyśla się tego, ponieważ ich postawa jest profesjonalna i uspokajająca przez cały czas.
